Beiträge und Geld
Kassenbuch
Dieses Kapitel beschreibt die Version 0.119.0. In neueren Versionen kann etwas anders heißen.
Kladde, Schuhkarton und lose Quittungen haben ausgedient. Unter Geld → Kassenbuch führt der Verein Bank und Kasse – mit Belegen, Kategorien und einer Auswertung für den Kassenbericht.
Zu finden unter Geld → Kassenbuch
Buchen
- Konten Bank und Kasse, mit Stichtag und Anfangsbestand.
- Buchungsarten: Einnahme, Ausgabe und Umbuchung (etwa Bareinzahlung auf die Bank).
- Belegnummer je Jahr, zum Beispiel
2026-0001. - Belege als PDF oder Bild bis 10 MB, beim Buchen oder später nachgereicht. Auf dem Handy macht „Scannen“ aus einem Foto ein sauberes PDF (Kapitel „Dokumente“); „Datei auswählen“ nimmt eine vorhandene Datei.
- Revisionssicher gedacht: Buchungen werden nicht geändert oder gelöscht, sondern storniert. Nur der Buchungstext bleibt änderbar. Die Kasse kann nie ins Minus fallen.
- Automatisch gebucht werden bestätigte Einzüge, Rücklastschriften, Überweisungen, erfasste Spenden und Zahlungen aus Buchungen – auch die, die Sie im Buchungsfenster mit „Als bezahlt buchen“ eintragen, je nach „Bezahlt per“ auf Bank oder Kasse (Kapitel „Angebote, Buchungen und Verkauf“).
Kategorien und Steuerbereiche
16 Kategorien sind vorgegeben und lassen sich umbenennen, ergänzen oder abschalten. Jede gehört zu einem steuerlichen Bereich:
| Bereich | Vorgegebene Kategorien |
|---|---|
| Ideeller Bereich | Mitgliedsbeiträge · Spenden · Zuschüsse und Fördermittel · Sonstige Einnahmen · Ausgaben für den Vereinszweck (umbenennbar) · Bankgebühren · Porto, Büro und Druck · Versicherungen und Verbandsbeiträge · Sonstige Ausgaben · Kassendifferenz |
| Vermögensverwaltung | Zinsen |
| Zweckbetrieb | Teilnahmebeiträge aus Buchungen · für eigene Kategorien wählbar |
| Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Verkauf von Speisen und Getränken · Eintritt und Teilnahmegebühren · Einkauf Speisen und Getränke · Kosten für Veranstaltungen |
Veranstaltungen
Sommerfest, Turnier oder Konzert: Buchungen lassen sich einer Veranstaltung zuordnen. Das Plugin zeigt das Ergebnis je Veranstaltung und wie viel davon in der Kasse und wie viel auf der Bank liegt.
Kasse zählen und Kontostand prüfen
Die Kasse wird nach Scheinen und Münzen gezählt. Bleibt eine Differenz, lässt sie sich als Kassendifferenz buchen. Genauso wird der Kontostand der Bank mit dem Kassenbuch verglichen. Hat man sich verzählt, löscht der Knopf „Löschen“ die Zählung oder den geprüften Kontostand; danach einfach neu zählen. Das Kassenbuch ändert sich dadurch nicht, das Protokoll behält Tag und Beträge. Ist die Differenz schon gebucht, stornieren Sie zuerst diese Buchung.
Bankabgleich
Laden Sie die CSV-Datei aus dem Online-Banking hoch, etwa von Sparkasse (CSV-CAMT), Volksbank, DKB, ING oder Commerzbank. Das Plugin ordnet jeden Umsatz einer Buchung mit gleichem Betrag zu, die höchstens sieben Tage entfernt liegt. Ein Lastschrift-Einzug steht auf dem Auszug als eine Summe und im Kassenbuch getrennt nach Beiträgen und Spenden – beides passt trotzdem zusammen. Was übrig bleibt, fehlt im Kassenbuch oder auf dem Auszug.
Auswertung, Kassenbericht und Export
- Bestände von Bank und Kasse, Summen je Kategorie und je Steuerbereich.
- Die Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mit Hinweis auf die Grenze von 50.000 € im Jahr (§ 64 Abs. 3 AO). Die Zuordnung der Kategorien stimmen Sie am besten einmal mit Ihrer Steuerberatung ab.
- Jahresbericht als PDF für Kassenprüfung und Mitgliederversammlung, auf dem Briefpapier des Vereins: Bestände am Anfang und Ende des Jahres, Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis je Bereich und Kategorie, ein Abgleich (die Veränderung der Bestände muss dem Ergebnis entsprechen, sonst steht ein deutlicher Hinweis darin) und eine Zeile für die Unterschrift. Für das laufende Jahr ist er als „vorläufig“ gekennzeichnet. Bildschirm und PDF rechnen mit derselben Funktion.
- CSV-Export je Jahr oder über alle Jahre, etwa für die Kassenprüfung oder die Steuerberatung.
Umsatzsteuer
Gilt für den Verein die Kleinunternehmerregelung nicht (Kapitel „Angebote, Buchungen und Verkauf“, Einstellungen), trägt jede Einnahme und Ausgabe einen Steuersatz: keine, 7 % oder 19 %. Das Kassenbuch rechnet die enthaltene Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer beim Buchen aus und hält sie fest; ein Storno übernimmt sie. Mit Kleinunternehmerregelung ist das Feld ausgeblendet.
- Automatisch: Zahlungen zu Buchungen (Überweisung, Lastschrift, Rücklastschrift) übernehmen den Satz der Buchung. Ein Einzug bucht Buchungen je Satz getrennt, etwa „Buchungen, mit 7 % USt“.
- Karte „Umsatzsteuer“ in der Auswertung: Brutto, Netto und Steuer je Satz, Umsatzsteuer aus Einnahmen, Vorsteuer aus Ausgaben, Zahllast oder Erstattung und eine Tabelle je Quartal. Gezählt wird nach dem Tag des Geldflusses (Ist-Versteuerung).
- Der Kassenbericht als PDF hat den Abschnitt ebenfalls, wenn es Buchungen mit Steuer gibt; die CSV-Datei hat die Spalten „Steuersatz“ und „Umsatzsteuer/Vorsteuer“.
Das Kassenbuch rechnet, es entscheidet nicht. Ob und mit welchem Satz Ihr Verein Umsatzsteuer schuldet, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Umsteigen
Ein bestehendes Kassenbuch lässt sich als CSV oder SQL-Export übernehmen, ein Kontoauszug als CSV. Für jeden Weg gibt es eine Vorlage zum Herunterladen mit allen erkannten Spalten und erfundenen Beispielzeilen. Anleitungen stehen direkt auf der Seite. Die eingelesenen Zeilen liegen bis zur Übernahme verschlüsselt und höchstens 12 Stunden im Zwischenspeicher.