Website und Post
E-Mails und PDFs
Dieses Kapitel beschreibt die Version 0.119.0. In neueren Versionen kann etwas anders heißen.
Die erste Mail nach dem Antrag ist ein kleines Willkommen. Das Plugin schreibt an Mitglieder, Spender und Buchende selbst – in einem sauberen HTML-Layout mit Logo und zusätzlich als Klartext. Alle Texte lassen sich unter Verwaltung → E-Mails anpassen, mit Vorschau und Testmail.
Zu finden unter Verwaltung → E-Mails
| Vorlage | Wann |
|---|---|
| Antrag eingegangen | nach dem Absenden, wenn der Vorstand prüft |
| Willkommen | bei sofortiger Aufnahme |
| Antrag angenommen | wenn der Vorstand annimmt, auf Wunsch mit Satzung |
| Antrag abgelehnt | wenn der Vorstand ablehnt |
| Danke für die Spende | mit Mandat oder Kontoverbindung |
| Kündigung eingegangen | sofort nach dem Absenden |
| Kündigung bestätigt | mit Austrittsdatum |
| Vorabankündigung | vor jedem Einzug |
| Zuwendungsbestätigung | mit PDF, beim maschinellen Verfahren |
| Buchung eingegangen, bestätigt, Warteliste, abgesagt, storniert | nur mit dem Bereich Angebote |
| Widerruf eingegangen | Eingangsbestätigung mit Datum und Uhrzeit |
Die Standardtexte sprechen die Mitglieder mit „du“ an; das lässt sich in jeder Vorlage ändern. Platzhalter wie {pdf_hinweis} und {anhang_hinweis} nennen die Anhänge, etwa „Im Anhang findest du: Lastschriftmandat und Formblatt zur Pauschalreise.“ Eigene, schon angepasste Texte bekommen neue Platzhalter nicht von selbst. Endet ein eingesetzter Wert wie „e.V.“ auf einen Punkt, entfällt der zweite Punkt am Satzende.
Hinweise an den Verein – bei neuen Anträgen, Buchungen, Bestellungen, Spenden, Kündigungen und Kontaktanfragen – gehen nur an die Adressen unter „Benachrichtigungen an“, als eine Mail an alle. Sie enthalten nie Bankdaten, aber einen Knopf „Im Backend öffnen“; der führt nur ins eigene Backend.
Kontaktzeile: Ansprechperson, Telefon und E-Mail-Adresse des Vereins (Einstellungen → Verein, freiwillig) stehen, soweit ausgefüllt, als eine Zeile im Fuß der Mails und PDFs.
Die Seite Verwaltung → E-Mails hat Unterreiter: Allgemein (Aussehen, „So funktionieren die Texte“), Mitgliedschaft, Spenden, Angebote und Verkauf sowie Lastschrift und Zuwendungen – jeweils nur mit eingeschaltetem Bereich. Im Fuß jeder Mail stehen Vereinsregisternummer und Registergericht, wenn sie eingetragen sind.
Versandweg: eigener SMTP-Server
Unter Einstellungen → E-Mails → E-Mail-Versand stehen Absendername, Absender-E-Mail und „Benachrichtigungen an“. Der Schalter „Eigenen SMTP-Server des Vereins nutzen“ legt den Versandweg fest:
- Aus (Vorgabe): Die Mails gehen über den Mailversand der Website.
- An: Server, Port, Verschlüsselung (STARTTLS, SSL/TLS oder keine), Benutzer und Passwort. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie angezeigt. Das gilt nur für die Mails der Vereinsverwaltung – auch wenn auf der Website ein anderes SMTP-Plugin läuft.
- Die Karte „Testmail“ schickt über den gespeicherten Weg eine Mail an „Benachrichtigungen an“ und zeigt bei einem Fehler die Meldung des Servers.
- Ändert sich der SMTP-Server, muss das Passwort neu eingegeben werden; das gespeicherte geht nie an einen anderen Server.
Mail-Protokoll
Jede Mail der Vereinsverwaltung wird protokolliert: Bestätigungen, Hinweise an den Vorstand, Rundmails und Testmails. Gespeichert werden Zeit, Empfänger, Betreff, Text (als Klartext), die Namen der Anhänge und das Ergebnis; auch Mails, die nicht hinausgingen, stehen mit Grund darin.
- Unter Verwaltung → Protokoll → E-Mails: Liste mit Suche nach Empfänger oder Betreff und dem Filter „Fehlgeschlagen“. Ein Klick öffnet die Mail mit Text, Anhängen und „Ausgelöst von“.
- In der Akte zeigt die Karte „E-Mails“ die letzten Mails an die Person.
- Hinweise an den Verein (Kontaktanfrage, Buchung, Kündigung …) stehen nur mit Betreff und Status darin; die Angaben liegen beim Vorgang und werden mit ihm gelöscht.
- Die Einträge bleiben 730 Tage (Einstellungen → E-Mails → Mail-Protokoll aufbewahren, 30 bis 3650 Tage). Der Datenschutz-Export enthält die Mails an die Person, beim Löschen verschwinden sie.
PDFs auf eigenem Briefpapier
Mitgliedsantrag mit SEPA-Mandat, Mandate für Spenden und Buchungen, Zuwendungsbestätigungen, Teilnehmerlisten, der Kassenbericht und die Satzung entstehen als PDF auf dem Briefpapier des Vereins: mit Logo, Anschrift, Fußzeile, einer Zeile zum Vereinsregister („Vereinsregister Amtsgericht Musterstadt, VR 201234“) und Seitenzahl. Die IBAN steht darin nur gekürzt.
Die Satzung geht auf Wunsch mit der Bestätigung des Antrags und der Begrüßung hinaus. Unter Einstellungen → Verein → Satzung als PDF-Datei wählen Sie dafür die unterschriebene Fassung aus der Mediathek; ist keine gewählt, erstellt das Plugin ein PDF aus dem Text unter Rechtstexte.
Die PDFs erzeugt ein eigener Gotenberg-Dienst, keine fremde Plattform. Ist er einmal nicht erreichbar, gehen die Mails ohne PDF hinaus, und das Protokoll vermerkt es. Die „Testmail an mich“ der Zuwendungsbestätigung hängt ein Muster-PDF mit erfundenen Daten an.